Privacybeleid

Extremis zou willen benadrukken dat het op elk moment zal proberen om te handelen conform de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna “AVG” genoemd).

Deze privacyverklaring (hierna de "Privacyverklaring" genoemd) is van toepassing op alle bezoeken aan en het gebruik van de website (www.extremis.com), de webshop (https://shop.extremis.com), en ook op alle (commerciële) relaties (en de eventuele latere uitwisseling van informatie) tussen Extremis en zijn (potentiële) klanten, leveranciers en/of zakenpartners.

EXTREMIS NV, met hoofdzetel te 8972 Poperinge, Couthoflaan 20B en ingeschreven bij de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0434.625.128 (RPR Gent, afdeling Ieper) ("Extremis") is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens en is dus gekwalificeerd als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking staat in voor het bepalen van het doel en de middelen (het 'wat', het 'hoe' en het 'waarom') van de verwerking van de persoonsgegevens.

Extremis kan gecontacteerd worden door:

• telefoonnummer: (+32 57 34 60 20);
• e-mailadres: privacy@extremis.com; of
• contactformulier op de website.Specifiek met betrekking tot deze Privacyverklaring kunnen in plaats van bovenstaande contactgegevens ook de volgende personen worden gecontacteerd:

Mevr. Loes Vandekerckhove, privacy@extremis.be, Couthoflaan 20b, 8972 Poperinge, België, telefoonnummer: +32 57 34 60 20.

3.1.     Betekenis van persoonsgegevens

Met persoonsgegevens bedoelt men alle gegevens die het mogelijk maken om een persoon te identificeren. Het gaat om, maar is niet beperkt tot, informatie zoals (gebruikers)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, informatie over de business-sector, enzovoort.

Het soort informatie dat wordt verzameld hangt af van de context van uw interacties met Extremis, de wijze van contact en de door u verstrekte informatie.

Hieronder vind je een overzicht van persoonsgegevens die door Extremis kunnen worden verwerkt.

3.2.     Algemeen

3.2.1.  Verzamelde persoonsgegevens

De persoonsgegevens die door Extremis verwerkt worden zijn de persoonsgegevens die jij aan Extremis verstrekt bij het plaatsen van een bestelling (al dan niet via de webshop https://shop.extremis.com) of het aanvragen van een offerte bij Extremis door het contactformulier in te vullen op de website (www.extremis.com), bij het inschrijven voor de nieuwsbrief van Extremis, bij het bezoeken van onze kantoren of een beursstand, bij het uitwisselen van een visitekaartje of enige andere vorm van contact (bijvoorbeeld per telefoon, e-mail of post) of enige persoonsgegevens die op om het even welke andere manier, bijvoorbeeld via een openbare bron, zijn verkregen.

De volgende contact- en identificatiegegevens kunnen in dit verband worden opgevraagd en/of verwerkt:

• naam;
• voornaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer (vaste telefoon/gsm);
• faxnummer;
• adres;
• bedrijfsnaam;
• bedrijfsadres;
• functie en hoedanigheid;
• nationaliteit;
• geslacht; en
• cookies (zie ons cookiebeleid hieronder).

3.2.2.  Doelstelling en wettelijke basis

Deze persoonsgegevens worden verzameld met het oog op het beheer van (potentiële) klanten- en leveranciers, de verwerking van bestellingen en leveringen, het opmaken van offertes, leverings- of bestelformulieren, en de algemene en financiële administratie van Extremis. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden.

De wettelijke basis voor de verwerking van deze persoonsgegevens is het aangaan of het uitvoeren van een overeenkomst. Het verstrekken van bovengenoemde persoonsgegevens aan Extremis is een noodzakelijke voorwaarde om contact met Extremis op te nemen en in voorkomend geval een overeenkomst met Extremis te sluiten. Wanneer je deze gegevens niet verstrekt, is het voor Extremis onmogelijk om contact met je op te nemen en dus een overeenkomst met je te sluiten.

Wanneer de persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt voor de communicatie tussen Extremis (en zijn medewerkers) en zijn (potentiële) klanten, is de wettelijke basis voor dit proces het legitieme belang om een hoogwaardige klantenservice en productondersteuning te bieden.

Wanneer de persoonsgegevens ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals de inschrijving voor een nieuwsbrief, is de wettelijke basis ofwel het legitieme belang van Extremis om de bestaande en potentiële klanten van soortgelijke producten te informeren, ofwel de uitdrukkelijke toestemming die jij geeft om marketinginformatie te ontvangen.

Wanneer de persoonlijke gegevens worden gebruikt in het kader van een bezoek aan onze kantoren, is de wettelijke basis het legitieme belang van Extremis voor veiligheids- en administratieve doeleinden, met name om kennis te nemen van wie onze lokalen heeft bezocht.

Indien er sprake zou zijn van een verwerking van speciale categorieën van persoonsgegevens, is de wettelijke basis de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon om deze gegevens voor de gespecificeerde doeleinden te verwerken.

3.3.     Sollicitaties

3.3.1.  Verzamelde persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens kunnen, als aanvulling op de onder punt 3.2.1. genoemde persoonsgegevens, door Extremis worden opgevraagd en/of verwerkt in het kader van een sollicitatie:

• academisch curriculum;
• professionele ervaring;
• publicaties en/of portfolio;
• lidmaatschap van/deelname aan beroepsorgansaties; en
• professionele bevoegdheden.

3.3.2.  Doelstelling en wettelijke basis

Om je aanvraag te kunnen verwerken, is het noodzakelijk dat je de hierboven genoemde persoonsgegevens aan Extremis verstrekt. Als je deze gegevens niet verstrekt, kan Extremis je aanvraag niet behandelen.

De wettelijke basis voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de uitvoering van een contract en het legitieme belang van Extremis om de vaardigheden en persoonskenmerken van de betreffende kandidaat te controleren in functie van de vacature.

Wanneer het Curriculum Vitae of enige andere informatie die je aan Extremis bezorgt speciale categorieën van persoonlijke informatie zou bevatten (zoals gezondheidsgegevens, informatie over het seksleven, politieke meningen, lidmaatschap van een vakbond...) dan is de wettelijke basis voor de verwerking jouw toestemming om deze informatie te verwerken.

3.4.     Websitespecifieke informatie

3.4.1.  Verzamelde persoonsgegevens

De persoonsgegevens die automatisch door Extremis, al dan niet aan de hand van cookies, verzameld en verwerkt worden wanneer je onze website (www.extremis.com) of webshop (https://shop.extremis.com) bezoekt, zijn:

• IP-adres;
• browserinformatie;
• informatie over het besturingssysteem;
• de externe website die verwijst naar Extremis;
• pagina's op www.extremis.com of https://shop.extremis.com die je bezocht hebt; en
• datum en tijdstip waarop je de pagina's op www.extremis.com of https://shop.extremis.com bezocht hebt

3.4.2.  Doelstelling en wettelijke basis

Voor meer informatie over het gebruik, de doelstelling en de wettelijke basis voor de verwerking van cookies, raadpleeg je ons ‘Cookiebeleid'. Dat vind je hier.

De persoonsgegevens vermeld onder bovenstaand punt 3 worden door Extremis verwerkt voor de volgende doeleinden:

• beheer van (potentiële) klanten en leveranciers;
• verwerking van bestellingen en leveringen (voorbereiding offertes, leverings- of bestelformulieren);
• algemene en financiële administratie van Extremis;
• communicatie met het gegevensonderwerp;
• verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening en website;
• marketingdoeleinden, inclusief direct marketing;
• sollicitaties; en
• veiligheidsdoelstellingen.

Voor elke doelstelling kan de wettelijke basis voor de verwerking een van de volgende zijn:

• jouw toelating voor de verwerking van de persoonsgegevens;
• het aangaan van een overeenkomst of de uitvoering ervan;
• overeenstemming met wettelijke verplichtingen, inclusief AVG; en
• een legitiem belang van Extremis, waarbij we een evenwicht zoeken tussen dat belang en het respect voor je privacy.

We verzamelen en gebruiken je persoonlijke gegveens enkel voor bovenvermelde doelstellingen, tenzij we jouw expliciete toestemming krijgen om je persoonsgegevens te gebruiken voor andere doelstellingen of tenzij de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een door een regelgeving, wet, decreet of besluit opgelegde verplichting.

Tenzij een langere bewaartermijn nodig of gerechtvaardigd is om aan een geldende wettelijke verplichting te voldoen, worden je gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals beschreven in deze privacyverklaring onder punt '4. Doelstellingen van de verwerking".

De verwerkte persoonsgegevens zijn, conform deze Privacyverklaring, enkel beschikbaar voor de volgende partijen:

• de verantwoordelijke voor gegevensverwerking (Extremis);
• het gegevensonderwerp (jij);
• de verantwoordelijken voor gegevensverwerking die, met het oog op een specifieke opdracht (bv. een marketingcampagne, IT-dienstverleners, commerciële agenten, verdelers, enz.), gegevens verwereken voor rekening van de verantwoordelijke; en
• andere derde partijen (onze vertrouwenspartners die onze werking garanderen).

Bovenvermelde verwerkers handelen exclusief volgens de instructies en voor rekening van Extremis. Extremis garandeert het volgende met betrekking tot de gegevensverwerking door deze verwerkers:

• Extremis sluit met deze verwerkers een overeenkomst inzake gegevensverwerking waarin bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens in overeenstemming met de verplichtingen die worden opgelegd door de relevante privacywetgeving; en
• de verwerkers kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door Extremis en in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Niettegenstaande het voorgaande is het mogelijk dat Extremis verplicht is om je persoonlijke informatie openbaar te maken:

• aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Extremis daartoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te beschermen en te verdedigen; en

• wanneer Extremis of bijna al zijn activa worden overgenomen door een derde partij, waarbij je persoonsgegevens deel uitmaken van de overgedragen activa.

Als gegevensonderwerp heb je een aantal rechten die je kunt uitoefenen met betrekking tot je persoonsgegevens, namelijk:

• het recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek: je hebt het recht om te controleren waarvoor wij je verwerkte gegevens gebruiken;
• het recht op correctie van onjuiste gegevens: je kunt vragen om correctie van onjuiste gegevens of om aanvulling van onvolledige gegevens;
• het recht om je te verzetten als je het niet eens bent met de manier waarop wij je persoonlijke gegevens verwerken;
• het recht op gegevensdraagbaarheid: je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerd, werkbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en door te geven aan derden;
• het recht om te wissen: onder bepaalde voorwaarden heb je het recht om persoonlijke informatie te verwijderen. Dit verzoek kan worden geweigerd; en
• het recht op beperking van verwerking.

Bovendien heb je, indien Extremis je persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing, altijd het recht om je te verzetten tegen deze verwerking, en dit via een eenvoudig verzoek (d.w.z. een mogelijkheid tot 'uitschrijven').

Bovendien heb je, wanneer de wettelijke basis voor de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit kan door middel van een eenvoudig verzoek aan Extremis.

Wens je een van deze rechten te laten gelden, dan verzoeken wij je vriendelijk om contact met ons op te nemen via de contactgegevens beschreven onder punt 2 van deze Privacyverklaring.

Je kan deze rechten in principe gratis uitoefenen. Hiervoor moet je ons je identiteit bewijzen om te voorkomen dat je persoonsgegevens zonder toestemming worden doorgegeven. Dit kan bijvoorbeeld door een aantal van je persoonsgegevens te bevestigen en eventueel aanvullende informatie (zoals een bestelnummer) te verstrekken. Extremis kan je ook vragen om contact met ons op te nemen via je gebruikelijke contactpersoon (zoals het e-mailadres waarmee je eerder contact met ons hebt opgenomen).

Wanneer je verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij het afwijzen en kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen voor de administratieve kosten die verband houden met je verzoek.

In ieder geval zal Extremis je zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen van de door Extremis ondernomen actie. Indien Extremis je verzoek te complex vindt of indien je veel verzoeken hebt gedaan, kan het zijn dat Extremis je pas binnen een termijn van drie maanden na ontvangst van het verzoek een antwoord kan geven. In dat geval zullen wij je binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte brengen van deze vertraging, samen met de redenen van de vertraging.

Het is mogelijk dat Extremis persoonsgegevens naar een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overdraagt. Voor elke overdracht aan een ontvanger met domicilie of maatschappelijke zetel in een land waarvoor geen passend besluit is genomen door de Europese Commissie, gelden de bepalingen van een overdrachtsovereenkomst, die i) modelcontractbepalingen zal omvatten zoals uiteengezet in het "Besluit van de Commissie van 5 februari 2010 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan in derde landen gevestigde verwerkers krachtens Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad" (Beschikking 2010/87/EG), of ii), gebaseerd is op enig ander mechanisme waarin de AVG of enige andere toepasselijke wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens voorziet.

Indien je dat wenst, kan je altijd meer informatie krijgen over het land naar waar je persoonsgegevens worden overgedragen en over de passende maatregelen die genomen werden. Neem contact met ons op om je recht op toegang daartoe te laten gelden.

Wij vragen dat personen onder de leeftijd van 13 jaar geen persoonlijke gegevens aan Extremis doorgeven, tenzij zij de goedkeuring van hun ouder(s) of voogd(en) hebben. Als we merken dat we de persoonlijke gegevens van een persoon jonger dan 13 jaar hebben verzameld, zullen we deze informatie verwijderen zodra we een bevestiging van de leeftijd van de betrokkene hebben ontvangen.

Ben je het niet eens bent met de manier waarop Extremis je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, dan kan je uiteraard contact met ons opnemen.

Daarnaast beschik je over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, die je kunt contacteren via onderstaande gegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Extremis kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als reactie op markttrends en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen je uit om altijd de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard zullen wij je vooraf via onze website(s) op de hoogte brengen van eventuele inhoudelijke wijzigingen en vragen wij, indien wettelijk verplicht, je voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

Deze Privacyverklaring hebben we voor het laatst bijgewerkt op 06/11/2020.