Politique de confidentialité

Extremis souhaite souligner qu'elle s'efforcera à tout moment d'agir conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement et du Conseil européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (ci-après le "RGPD").

La présente déclaration de confidentialité (ci-après la "Déclaration de confidentialité") s'applique à toutes les visites et utilisations du site Web (www.extremis.com), de la boutique en ligne (https://shop.extremis.com), ainsi qu'à toutes les relations (commerciales) (et à l'éventuel échange ultérieur d'informations) entre Extremis et ses clients, fournisseurs et/ou partenaires commerciaux existants ou potentiels.

EXTREMIS NV, dont le siège social est situé au 8972 Poperinge, Couthoflaan 20B en Belgique et immatriculée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0434.625.128 (RLE Gand, division Ypres) ("Extremis") est responsable du traitement de vos données à caractère personnel et est donc qualifiée de responsable du traitement des données. Le responsable du traitement des données est chargé de déterminer la finalité et les moyens (le "quoi", le "comment" et le "pourquoi") du traitement des données à caractère personnel.

Extremis peut être contacté par :

• téléphone : (+32 57 34 60 20);
• e-mail : privacy@extremis.com; ou
• formulaire de contact sur le site Web.

Plus précisément, en ce qui concerne la présente Déclaration de confidentialité, au lieu des coordonnées ci-dessus, l'interlocutrice ci-après peut également être contactée :
Mme Loes Vandekerckhove, privacy@extremis.be, Couthoflaan 20b, 8972 Poperinge, Belgique, téléphone : +32 57 34 60 20.

3.1.     Signification de "données à caractère personnel"

Par "données à caractère personnel", on entend toutes les données qui permettent d'identifier une personne. Cela comprend, sans s'y limiter, des informations telles que le nom (d'utilisateur), l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, l'adresse IP, des informations sur le secteur d'activité, etc.

Le type d'informations collectées dépend du contexte de vos interactions avec Extremis, de la méthode de contact et des informations que vous fournissez.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des données à caractère personnel qui peuvent être traitées par Extremis.

3.2.     Généralités

3.2.1.  Données personnelles collectées

Les données à caractère personnel traitées par Extremis sont toutes les données personnelles que vous fournissez à Extremis lorsque vous passez une commande (que ce soit ou non via la boutique en ligne https://shop.extremis.com) ou lorsque vous obtenez un devis d'Extremis, en remplissant le formulaire de contact sur le site Web (www.extremis.com), lorsque vous vous inscrivez à la newsletter d'Extremis, lorsque vous visitez nos bureaux ou notre stand d'exposition, lorsque vous échangez une carte de visite ou toute autre forme de contact (par exemple par téléphone, par e-mail ou par courrier) ou toutes les données à caractère personnel qui sont obtenues par tout autre moyen, par exemple par une source publique.

Les coordonnées et les informations d'identification suivantes peuvent être demandées et/ou traitées à cet égard :

• nom de famille ;
• prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone (fixe/mobile) ;
• numéro de fax ;
• adresse de résidence ;
• nom de l'entreprise ;
• adresse de l'entreprise ;
• fonction et capacité ;
• nationalité ;
• sexe ; et
• cookies (voir notre politique en matière de cookies, ci-dessous).

3.2.2.  Objectif et base juridique

Ces données à caractère personnel sont collectées en vue de la gestion des clients et fournisseurs, existants ou potentiels, du traitement des commandes et des livraisons, de la préparation des devis, des bons de livraison ou de commande et de l'administration générale et financière d'Extremis. Ces informations peuvent également être utilisées à des fins de marketing.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est la conclusion ou l'exécution d'un accord. La communication à Extremis des données à caractère personnel susmentionnées est une condition nécessaire pour contacter Extremis et, le cas échéant, pour conclure un accord avec Extremis. Si vous ne fournissez pas ces informations, il est impossible pour Extremis de vous contacter et donc de conclure un accord avec vous.

Lorsque les données personnelles sont utilisées uniquement pour la communication entre Extremis (et ses employés) et ses clients existants ou potentiels, la base juridique de ce processus est l'intérêt légitime de créer un service client et une assistance produit de qualité.

Lorsque les données à caractère personnel sont également utilisées à des fins de marketing, comme l'inscription à un bulletin d'information, la base juridique est soit l'intérêt légitime d'Extremis à informer les clients existants et potentiels de produits similaires, soit le consentement explicite donné par vous pour recevoir des informations publicitaires.

Lorsque les données à caractère personnel sont utilisées dans le cadre d'une visite dans nos bureaux, la base juridique est l'intérêt légitime d'Extremis à des fins de sécurité et d'administration, plus précisément pour connaître les personnes qui ont visité nos locaux.

Dans le cas où il y aurait un traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, la base juridique est le consentement explicite de la personne concernée à traiter ces données aux fins spécifiées.

3.3.     Candidatures

3.3.1.  Données personnelles collectées

Outre les données à caractère personnel mentionnées au point 3.2.1. ci-dessus, les données à caractère personnel suivantes peuvent être demandées et/ou traitées par Extremis dans le cadre d'une candidature à un emploi :

• études accomplies ;
• expérience professionnelle ;
• publications et/ou portfolio ;
• adhésion ou participation à des organisations professionnelles ;
• compétences professionnelles.

3.3.2.  Objectif et base juridique

Afin de pouvoir traiter votre candidature, il est impératif que vous fournissiez à Extremis les données personnelles mentionnées ci-dessus. Si vous ne fournissez pas ces informations, Extremis ne pourra pas traiter votre demande.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est l'exécution d'un contrat ainsi que l'intérêt légitime d'Extremis à vérifier les compétences et les caractéristiques personnelles du candidat concerné en fonction du poste proposé.

Lorsque le curriculum vitae ou toute autre information fournie par vous à Extremis contient des catégories particulières de données à caractère personnel (telles que des données sur la santé, des informations sur l'orientation sexuelle, les opinions politiques, l'appartenance à un syndicat...), la base juridique du traitement est l'autorisation que vous donnez de traiter ces informations.

3.4.      Informations spécifiques au site Web

3.4.1.  Données personnelles collectées

Les données à caractère personnel qui sont automatiquement collectées et traitées par Extremis lors de la visite de notre site web (www.extremis.com) ou de notre boutique en ligne (https://shop.extremis.com), que ce soit ou non par l'utilisation de cookies, sont :

• adresse IP ;
• informations relatives au navigateur ;
• informations relatives au système d'exploitation ;
• site Web externe renvoyant vers Extremis ;
• pages de www.extremis.com ou https://shop.extremis.com que vous avez consultées ;
• date et heure auxquelles vous avez visité www.extremis.com ou https://shop.extremis.com.

3.4.2.  Objectif et base juridique

Pour plus d'informations sur l'utilisation, la finalité et la base juridique du traitement des cookies, veuillez consulter notre "Politique en matière de cookies" qui est accessible ici.

Les données à caractère personnel mentionnées au point 3 ci-dessus seront traitées par Extremis aux fins suivantes :

• la gestion des clients et des fournisseurs, existants ou potentiels ;
• le traitement des commandes et des livraisons (préparation des devis, des bons de livraison ou de commande) ;
• l'administration générale et financière d'Extremis ;
• la communication avec la personne concernée ;
• l'amélioration de la qualité de notre service et de notre site web ;
• des fins de marketing, y compris le marketing direct ;
• les demandes d'emploi ; et
• à des fins de sécurité.

Pour chaque objectif, la base juridique du traitement peut être :

• votre libre consentement pour le traitement de vos données personnelles ;
• la conclusion d'un accord ou l'exécution d'un accord ;
• le respect des obligations légales, y compris le RGPD ; et
• un intérêt légitime de la part d'Extremis, auquel cas nous recherchons un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée.

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles uniquement aux fins susmentionnées, sauf si nous recevons votre consentement explicite pour utiliser vos données personnelles à d'autres fins ou si le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation imposée par un règlement, une loi, un décret ou une décision.

À moins qu'une période de conservation plus longue ne soit nécessaire ou justifiée pour se conformer à une obligation légale applicable, vos données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, comme décrit dans la présente Déclaration de confidentialité au point "4. Objectifs du traitement".

Les données personnelles traitées sont, conformément à la présente déclaration de confidentialité, uniquement accessibles aux parties suivantes :

• le responsable du traitement des données (Extremis) ;
• la personne concernée (vous) ;
• les responsables du traitement des données qui, en vue d'un mandat spécifique (par exemple, une campagne de marketing, des prestataires de services informatiques, un agent commercial, un distributeur, etc.), traitent les données au nom du responsable du traitement des données ;
• d'autres tiers (nos partenaires de confiance assurant notre opérabilité).

Les responsables du traitement des données susmentionnés agissent exclusivement sur instruction et au nom d'Extremis. Extremis garantit ce qui suit en ce qui concerne le traitement des données par ces sous-traitants :

Extremis conclut avec ces sous-traitants un accord de traitement des données dans lequel sont stipulées des dispositions concernant le traitement des données à caractère personnel conformément aux obligations imposées par la législation pertinente en matière de protection de la vie privée ; et

• les sous-traitants peuvent uniquement utiliser les données aux fins déterminées par Extremis et conformément à la présente déclaration de confidentialité.

Nonobstant ce qui précède, il est possible qu'Extremis soit obligé de divulguer vos informations personnelles :

• aux autorités compétentes (i) lorsque Extremis est obligé de le faire sur la base de la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire et (ii) afin de protéger et de défendre nos droits ; et
• lorsque Extremis ou presque tous ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas vos données personnelles feront partie des actifs transférés.

En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer en ce qui concerne vos données à caractère personnel, à savoir :

• le droit d'accès au plus tard un mois après réception de la demande : vous avez le droit de vérifier à quelles fins nous utilisons les données traitées ;
• le droit de rectification des données incorrectes : vous pouvez demander que les données incorrectes soient corrigées ou que les données incomplètes soient complétées ;
• le droit d'opposition si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ;
• le droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, exploitable et lisible par machine et de les transmettre à des tiers ;
• le droit d'effacement : sous certaines conditions, vous avez le droit de supprimer des informations personnelles. Cette demande peut être refusée ;
• le droit à la restriction du traitement.

En outre, si Extremis utilise vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, vous avez toujours le droit de vous opposer à ce traitement par une simple demande (c'est-à-dire la possibilité de vous retirer).

En outre, lorsque la base juridique du traitement repose sur votre libre consentement, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement à tout moment. Cela peut se faire par une simple demande adressée à Extremis.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous prions de bien vouloir nous contacter en utilisant les coordonnées décrites au point 2 de la présente Déclaration de confidentialité.

Vous pouvez en principe exercer ces droits gratuitement. Pour ce faire, vous devez nous prouver votre identité afin d'empêcher toute divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel. Cela peut se faire, par exemple, en confirmant certaines de vos données à caractère personnel et en fournissant éventuellement des informations supplémentaires (comme un numéro de commande). Extremis peut également vous demander de nous contacter par le biais de votre ligne de contact habituelle (comme l'adresse électronique avec laquelle vous nous avez contactés précédemment).

Lorsque votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons la refuser et vous facturer des frais administratifs raisonnables pour les frais liés à votre demande.

Dans tous les cas, Extremis vous informera sans délai et au plus tard dans un délai d'un mois après réception de la demande des mesures prises par Extremis. Si Extremis estime que votre demande est trop complexe ou si vous avez fait de nombreuses demandes, il est possible qu'Extremis ne puisse vous fournir sa réponse que dans un délai de trois mois après réception de la demande. Dans ce cas, nous vous informerons de ce retard dans le mois suivant la réception de la demande, en vous indiquant les raisons de ce retard.

Il est possible qu'un transfert de données personnelles à un destinataire situé dans un pays hors de l'Espace économique européen (EEE) soit effectué par Extremis. Tout transfert à un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui n'est pas couvert par une décision d'adéquation émise par la Commission européenne sera régi par les dispositions d'un accord de transfert, qui (i) contiendra des clauses contractuelles types telles que définies dans la "Décision de la Commission du 5 février 2010 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des sous-traitants établis dans des pays tiers en vertu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil" (Décision 2010/87/CE), ou (ii) est fondé sur tout autre mécanisme prévu par le RGPD ou toute autre législation applicable concernant le traitement des données à caractère personnel.

Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours obtenir plus d'informations sur le pays vers lequel le transfert de vos données personnelles a lieu et sur les mesures appropriées qui ont été prises. Veuillez nous contacter pour exercer votre droit d'accès à cet effet.

Nous demandons aux personnes âgées de moins de 13 ans de ne pas communiquer de données personnelles à Extremis, sauf si elles ont l'accord de leurs parents ou de leur tuteur. Si nous constatons que nous avons recueilli les données personnelles d'une personne de moins de 13 ans, nous supprimerons ces informations dès que nous aurons reçu la confirmation de l'âge de la personne concernée.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont Extremis collecte, utilise et/ou traite vos données personnelles, vous pouvez bien sûr nous contacter.

En outre, vous avez la possibilité de vous adresser à l'autorité de contrôle, que vous pouvez contacter via les coordonnées ci-dessous :

("Gegevensbeschermingsautoriteit"/"Autorité de protection des données")

Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be

Extremis peut modifier la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre, par exemple en réponse aux tendances du marché et aux nouvelles activités de traitement. Nous vous invitons à toujours consulter la version la plus récente de cette politique sur notre site Web. Bien entendu, nous vous informerons au préalable, par l'intermédiaire de notre (nos) site(s) Web, de toute modification substantielle et nous vous demanderons, lorsque la loi l'exige, votre consentement préalable pour nos (nouvelles) activités de traitement.

La dernière mise à jour de cette Déclaration de confidentialité date du 06/11/2020.